Выбираем лучший планировщик. Часть первая. 

У многих возникают подобные вопросы: “каким планировщиком задач воспользоваться?”, “какой органайзер выбрать для планирования?”, “в какой программе планировать дела?” На этот вопрос нет однозначного ответа. И все зависит от того какой принцип планирования вы используете и насколько сложной должна быть ваша система.
Я,честно говоря, особо не отличаю понятия “органайзер“, “планировщик“, “список дел” и т. д. Поэтому сразу напишу требования с которыми я подходил к задаче. Как оказалось задача оказалось далеко непростой.
Железо.  Так как у меня дома зоопарк из устройств (Windows, IOS, Android), то желательно чтобы сервис поддерживал все эти платформы. А именно: версия под Ipad, Android (телефон) и онлайн-сервис для ПК или Mac (не люблю на домашних машинах лишнего ПО – web-версия предпочтительнее). По личному опыту удобнее всего создавать планы именно на Ipad. Во всяком случае в большинстве программ. Да и как-то оно больше располагает посидеть/полежать с планшетом и поработать с задачами чем сидя перед монитором. Особенно если и так ввесь день работаешь перед компьютером. Хотя, опять-же, все зависит от рода деятельности. Давайте решим так: основная работа над планированием у нас будет проходить или перед монитором или на планшете. На протяжении дня же, мы будем управляться с помощью телефона.
Надежность сохранности данных. Органайзер это такая вещь, которая со временем обростает большим количеством задач, проектов, планов, мечт и связанных с ними документами, ссылками и т.д.  Поэтому сервис должен быть надежным. В том плане, чтобы через полгода не пришлось опять искать какой-то другой планировщик и лихорадочно переносить все в новый органайзер так как старый приказал долго жить. В идеале, хочется чтобы сервис давал возможность сохранять данные у себя на сервере, в облачных сервисах типа dropbox, google drive etc., или делать бэкапы. К сожалению, на сегодняшний день нет однозначного лидера в планировщиках. Как тот-же dropbox в облаках.
Оффлайн. Обязательное наличие возможности работать оффлайн на мобильных платформах. Именно, полноценно работать. Не просто создать задачу или добавить теги (как в некоторых представителей нашего обзора). А полнофункциональный режим.

Принцип планирования.

Теперь поговорим о способе планирования. Я уже достаточно долгое время успешно использую принципы GTD в ведении своих дел. Конечно, они обросли личными наработками, вплетениями других техник, но фундамент остался GTDшный. Если вы не знакомы с этой технологией ведения дел, то рекомендую прочесть небольшую брошюру Васи Кислого. Взять ее можно здесь. Эта брошюра в доступной форме обьясняет все то, что на сегодня придумано людьми для успешного разгребания тонны дел.
Итак, какой же я вижу идеальную систему планирования под свои задачи. Тут я имею ввиду свою личную схему, которая выработалась у меня годами.
Входящие. Все входящие задачи/действия помещаются во входной отсек “Входящие”/”Inbox” – в разных программах называется по разному. Далее, при ежедневном регламенте обрабатываем входной отсек и распределяем все действия относительно необходимому времени на их выполнение:

• До 30 минут – одиночные действия или проекты (если для достижения результата необходимо выполнить несколько действий) на выполнение которых необходимо не более получаса.
• Несколько часов – задачи или проекты на выполнение которых необходимо несколько часов – максимум день.
• Большие проекты – проекты на выполнение которых необходимо от нескольких дней до нескольких лет.

Все три раздела так и называем: “До 30 минут”, “Несколько часов”, “Слоны“.  Далее, необходимо разбить все проекты на элементарные действия. Возьмем как пример проект “Купить автомобиль”. Такая задача попадает в наш входной отсек. Определяем что на ее реализацию нам точно необходимо более одного дня а значит переносим ее в раздел “Слоны“. Разбиваем на элементарные действия:
1. Решить для какой цели необходимо авто.
2. Написать список знакомых у кого есть авто. В идеале таксистов.
3. Поговорить со знакомыми и попросить совета – какой автомобиль подойдет больше для нашей цели.
4. Написать список форумов/площадок с обсуждениями авто.
5. На основе советов друзей изучить отзывы и информацию на специализированных форумах.
6. Определить для себя несколько моделей авто которые подойдут нам на основе всех выполненных действий.
7. Еще раз поговорить со знакомыми – поделиться результатом своего решения.
8. Попросить знакомых посмотреть цены на выбранные модели (в случае если берем б/у). Они точно лучше нас ориентируются в цене (при условии что мы первый раз покупаем машину).
9. Прописать себе сумму которая нужна для покупки. С учетом непредвиденных расходов 10-20%
10. Подумать где взять необходимую сумму денег.
11. На этом этапе может появиться параллельный проект, в котором мы будем зарабатывать необходимую сумму. И данный проект будет отложен до достижения цели в параллельном проекте.
12. Договориться со знакомым который лучше всего разбирается в автомобилях чтобы он помог в покупке авто.
13. Просмотреть сайты с продажей авто и выписать несколько десятков вариантов.
14. Прозвонить всех продавцов и договориться о просмотре авто.
15. Просмотреть все авто.
16. При необходимости повторить пункт 14, 15 нужное количество раз.
17. Узнать как юридически правильно оформить покупку.
18. Выбрав лучшую из просмотренных машин – совершить акт покупки.
Конечно, это очень приблизительная разбивка. Но вы должны стараться проработать проект до мельчайших деталей. Запомните, что в планировании не должно быть задач. Должны быть элементарные действия. Если вам будет что-то непонятно в проекте, вы будете знать что какой-то момент не разбит как нужно – ваше подсознание будет отталкивать вас от работы над данной задачей. Поэтому прописывайте очень и очень тщательно. Я бы даже сказал, что это самая важная часть в планировании. Почему мы в большинстве случаем никак не можем заставить себя работать над какий-то задачей? Нам кажется что она неподьемно-тяжелая, большая, непонятная да и вообще не ясно с какой стороны к ней подступиться. Но как только мы разбили задачу на элементарные действия типа “написать список знакомых у которых есть авто”, то сразу-же становится предельно ясно что нужно делать. И откладывать такое действие уже будет тяжелее.
Сегодня. Следующая важная папка это “Сегодня”/”Фокус”/”Next”. Опять-же, в разных программах называется по разному. Здесь должно находится то, что нам необходимо сделать сегодня. И здесь должны находиться только элементарные действия. Никаких проектов. Каким образом действия попадают в эту папку? В разных программах,как всегда, по своему. Я опишу идеальный вариант, который мне кажется наиболее удобным. Этот раздел для нас очень важен так как именно с ним мы работаем на протяжении дня.
1. Действия с конкретным сроком выполнения – привязанные ко времени. Как пример: “встреча с Сан Санычем в Плакучей Иве”. Если встреча назначена на 14:00 20 марта 2014 года. То в папку “Сегодня” она должна попадать с наступлением 20 марта 2014 года, чтобы утром при ежедневном регламенте была возможность прозвонить Сан Санычу и уточнить встречу.
2. Действия отмеченные звездочкой или перенос вручную в папку “Сегодня”. Очень удобно, если при ежедневном регламенте у вас будет возможность переносить в папку “Сегодня” задачи всего одним движением – установкой звездочки или какой-то другой пометки. В худшем случае – должна быть возможность перенести задачу вручную. Таким образом, вы можете переносить несколько действий с любого проекта или отдельных действий.
3. Первое действие активного проекта. Должна быть возможность назначать проекту различный статус: активный, отложен, ожидание, отменен, выполнен. Мне достаточно пока трех: активный, отложен, выполнен. В самом проекте размещаем действия по порядку. И в папке “Сегодня” отображаются первые действия активных проектов. Естественно, те проекты над которыми не работаем в данный момент времени переводим в статус “отложен”. Соответственно, задачи относящиеся к отложенным проектам не отображаются в “Сегодня”.
Вот, пожалуй, основные критерии к этому рабочему разделу.
Проекты. Как вы наверное уже догадались, в системе должен быть раздел с проектами. Это место где находятся все наши проекты. И где с ними можно работать: пересмотреть, разбить проект на действия, проверить актуальность и верность принадлежности к группе (“до 30 минут”, “несколько часов”, “слоны”), и т.д.  Здесь важно чтобы была возможность просмотреть как проекты относящиеся к какой-то одной группе, так и все проекты вместе. Также, может быть полезным сортировка по степени важности, и т.д.  Это мы уже будем рассматривать на каждой конкретной программе и ее возможностях. В некоторых программах раздел “Проекты” можно заменить разделом “Теги” или “Контексты”.
Делегировано. Еще один важный раздел в нашем планировщике “Ожидание”/”Делегировано”/”Отложено”. Это могут быть как отдельные разделы так и один раздел в котором собраны несколько типов задач. Сюда попадают задачи с привязкой ко времени срок которых не наступил. Задачи, которые были делегированы кому-то. Ну или задачи которые ждут какого-то действия не зависящего от вас лично, что, в принципе, равнозначно статусу “Делегировано”.  Я лично не вижу смысла разбрасывать все эти типы по разным папкам и складываю все в одну.
Контексты. Есть еще одна сущность применяемая в планировании, но я лично, как говорится: “не понял”. Это Контексты. В классическом планировании с их помощью обозначают различные среды действий. Например: “В интернете”, “У компьютера”, “В офисе”, “В транспорте”, “По дороге”, “У тещи”, “Читать”, “Думать”, “Планировать”, “Звонить”, “На свежую голову”, “Не хочу работать”, “Хочу помечтать” и т.д.  Как видите, в контекстах могут отображаться привязки к какому-либо месту, привязка к типу действия или привязка к вашему внутреннему состоянию. Но я не применяю контексты в этом плане. Возможно, пока они мне не нужны так как все мое время проходит возле компьютера и интернета, кроме того – не охота усложнять систему. Я в большинстве случаев (опять-же все зависит от конкретного инструмента планирования) использую контексты для делегирования задач. То-есть, там у меня находится что-то типа:
Друзья

Вася
Коля
Петя

Работа

Сан Саныч
Тим
Оксана

Дом

Солнышко
Рыбка
Попугайчик

Но еще чаще контексты использую для какого-то из вышеперечисленных разделов. Так как далеко не в каждом планировщике есть все нужные сущности. 
На этом основная механика планирования и заканчивается. Вот как выглядит ввесь процесс схематически:

Жаба. Буквально недавно в моем планировании появилось такое понятие как “Жаба“. Конечно, я и раньше слышал о нем, но никак не представлял как можно применить. И только начав работать над своими привычками – нашел применение “Жабе”. Жаба – задача или проект который нужно сделать, но он может еще потерпеть, и работа над которым нам по какой-то причине неприятна. Таким образом, если мы забросим над ним работу (а именно такое и случается с жабами) – придет время когда невыполненная жаба принесет нам уйму других хлопот. Таким образом, лучшым способом борьбы с жабами (и выработкой новой привычки) является ежедневное (или через день, или еще в каком-то заданном промежутке) выполнение какой-то одной задачи с проекта который относится к жабам. Жабы в планировщике удобно отмечать каким-то цветом, контекстом, тегом или приоритетом. В принципе, в любом органайзере это достаточно легко осуществимо. 
Привычки. Ну и последнее космическое пожелание к планировщику. Именно космическое, так как пока я не видел ни одного органайзера который-бы реализовывал данную возможность. Эта возможность – выработка привычки. Это тоже один из ключевых и гиперважных моментов в планировании. Вырабатывая полезные привычки и избавляясь от вредных – мы становимся более эфеективными и можем выполнять больше нужный действий в конкретный промежуток времени. Что должно быть в разделе формирования привычек? Список привычек и частота их повторения. Плюс возможность проанализировать историю выполнения/невыполнения конкретной привычки за определенный промежуток времени. Пожалуй, на примере будет проще понять. Вот как это выглядит у меня: 
Список привычек:

• Подьем не позже 7 утра
• Утренний регламент
• Набрать бутылку воды на день
• 4 часа работы над активным проектом (кроме выходных)
• 1 задачу-жабу  (кроме выходных)
• 1 час отдыха или дневного сна
• Пройти/пробежать минимум 10 км  (кроме выходных)
• 1 час изучение английского  (кроме выходных)
• 1 час на текучку
• 1 час на домашние хлопоты
• Зарядка (через день)
• 1 час читать книгу
• Вечерний регламент
• Ложиться не позже 11 вечера

Каждый день я ставлю галочки напротив выполненных действий.  Конечно, каждый день выполнять все не получается и мало у кого будет получаться. Но суть в том чтобы время от времени открывать историю за определенный промежуток времени и подтягивать те пункты которые чаще всего не выполняются. 
Вот как должен выглядеть отчет за месяц (это пример таблицы сделанной в exel):


Скорее всего, раздел с привычками это уже излишество и его нужно выносить в отдельное приложение. Но поэкспериментировать можно. А вдруг и в органайзере он может занять вполне удобное место.

Источник: Выбираем лучший планировщик. Часть первая.